Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Option von der Marke Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Punktet die Cloud-Lösung in Puncto Datenschutz? Eignet sich der Service eher für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen …
Mit Hilfe des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so attraktiv heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem anderen Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern (https://www.microsoft.com/
Ein Cloud-Speicher ist aber nicht nur nützlich, um von überall aus auf Datenmaterial zurückgreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts bzw. Defekts eines Endgeräts ist es enorm wertvoll, wenn alle wichtigen Daten an einem anderen Ort, beispielsweise eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Funktion, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente wie auch andere geschäftliche Dateien extrem von Vorteil ist. Ein Backup wird damit dennoch nicht ersetzt.
Damit ständig alle Daten allerorts synchron sind, kann man völlig simpel einen so bezeichneten OneDrive-Ordner auf dem Computer anlegen. Sämtliche Dateien, die in den Ordner bewegt werden, befinden sich dann vollautomatisch in der OneDrive-Cloud. Sobald Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, abgeändert oder gelöscht werden, passiert eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Einzige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.
Für einen idealen Austausch mit anderen, lassen sich Dateien oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob ein Geburtstagsfoto des Enkels, das man der Oma zusenden will, oder ein Geschäftsbericht, welchen man dem Arbeitgeber zur Durchschau zukommen lassen möchte. Anstatt eine Datei via E-Mail zu versenden oder diese auf den USB-Stick zu bringen und auf diese Weise für ein Duplikat der Datei zu sorgen, wird demjenigen, dem man das jeweilige File verfügbar machen möchte, einfach ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem schnell und sorgt zeitgleich dafür, dass keinerlei vermeidbare Kopien von Dateien gefertigt werden.
Rat: Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive bereits auf Ihrem Computer installiert. Unter einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um loszulegen. Link zum Download: https://www.microsoft.com/
OneDrive im Unternehmen: Lohnt sich die Business-Variante?
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Dabei handelt es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipiert wurde und somit optimal auf die Zusammenarbeit in Teams angepasst wurde. Die Cloud-Lösung beruht im Kern auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit verschiedenen Personen an ein- und demselben Dokument miteinander arbeiten – Co-Authoring nennt man diese leistungsfähige Vorgehensweise, die echtes Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive funktioniert Hand in Hand mit anderen Microsoft Applikationen – besonders mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Beispielsweise kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Person A in OneDrive abgelegt hat, von Nutzer B via Browser eingesehen wie auch überarbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint installiert haben muss auf dem Rechner. Und Person C kann von einem anderen Teil der Welt hierbei zuschauen und die Veränderungen kommentieren. Diese Lösungen erleichtern die Zusammenarbeit in Teams enorm, besonders in solchen, bei welchen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und ein anderer Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso sämtliche Kollegen bei der kollaborativen Arbeit immer die gegenwärtige Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.
Weiterer Pluspunkt von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung zur Verfügung. Nutzer können also alte, zuvor abgespeicherte Versionen ihrer Office-Dokumente, welche in OneDrive liegen, rekonstruieren. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund ganz von allein gespeichert und können bei Bedarf erneut genutzt werden.
Ist der Einsatz von Microsoft OneDrive im Unternehmen sicher?
Vorrangig einmal muss man akzeptieren, dass für eine Methode wie OneDrive, in welcher sensible, vertrauliche Daten gespeichert sind – ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle hat. Zudem muss transparent sein, wer (zumindest theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.
Wie ist der Status Quo? Also, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu sichern. Wer die Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln will, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Ergänzung für den geschützten Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine einfache, aber wichtige Maßnahme zum Schutz vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und selbige regelmäßig ändern.
Wo sind die Daten gelagert? Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist das aus Datenschutz-Sicht sehr bedenklich zu begutachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Gebrauch wäre somit für europäische Firmen nicht möglich, ohne jene geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Zustand. Deshalb werden die Daten aller Firmen, welche OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.
Wer genaue Auskünfte sucht, wo Microsoft welche Daten speichert, wird auf jener Seite (https://docs.microsoft.com/
Cloud-Speicherdienste im Generellen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht saubere Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – auch wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Handlung dient dafür, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte darstellen. Sieht der Microsoft-Crawler Informationen, welche gegen seine Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in seiner persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern also zum Beispiel das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind erwartungsgemäß unbekleidet ist, könnte dies unter Umständen zu einer Sperrung des Kontos leiten – über einen automatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik (https://www.microsoft.com/
Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Unternehmen einzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen. Ebenso unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!