Sind Daten in Microsoft OneDrive wirklich sicher?

Ist der Einsatz von Microsoft OneDrive im Unter­nehmen sicher?

Vorrangig einmal muss man akzeptieren, dass für eine Methode wie OneDrive, in welcher sensible, vertrauliche Daten gespeichert sind – ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datenschutz eine wesentliche Rolle hat. Zudem muss transparent sein, wer (zumindest theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.

Wie ist der Status Quo? Also, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übertragung von Dokumenten – einmal abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Gebrauch, um die Daten zu sichern. Wer die Daten in OneDrive zusätzlich verschlüsseln will, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Ergänzung für den geschützten Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass bloß autorisierte Benutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können – eine fortschrittliche und generell als sicher eingestufte Option, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zutritt zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine einfache, aber wichtige Maßnahme zum Schutz vor Hackern: Gut funktionierende Passwörter nutzen und selbige regelmäßig ändern.

Wo sind die Daten gelagert? Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist das aus Datenschutz-Sicht sehr bedenklich zu begutachten, vor allem bezüglich der strengen Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Gebrauch wäre somit für europäische Firmen nicht möglich, ohne jene geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen. Microsoft weiß selbstverständlich um den Zustand. Deshalb werden die Daten aller Firmen, welche OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gespeichert.

Wer genaue Auskünfte sucht, wo Microsoft welche Daten speichert, wird auf jener Seite (https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations) garantiert fündig. An dieser Stelle sind alle Standorte der von Microsoft genutzten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent aufgeführt. Die Daten der User des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach nur in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Generellen werden meistens wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht saubere Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – auch wenn das Unternehmen seinen Sitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten der Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Handlung dient dafür, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte darstellen. Sieht der Microsoft-Crawler Informationen, welche gegen seine Richtlinien verstoßen, droht eine Kontosperrung. Legt man in seiner persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern also zum Beispiel das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf welchen das Kind erwartungsgemäß unbekleidet ist, könnte dies unter Umständen zu einer Sperrung des Kontos leiten – über einen automatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik (https://www.microsoft.com/en-us/photodna) könnte das jeweilige Foto entdeckt und als inadäquat eingestuft werden. Die Diskussion darüber, inwieweit jene verdachtsunabhängigen Scans nützlich und rechtlich überhaupt zulässig sind, wird schon seit geraumer Zeit geführt – bis jetzt mit verschiedenartigen Resultaten. Doch Fakt ist: Wer OneDrive verwendet, der stimmt dem Gebrauch dieser Technik und dem automatischen Scan der eigenen Daten zu – das sollte man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Unternehmen einzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, unterstützen bei der Konfiguration des Zugriffsmanagements und sorgen dafür, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen. Ebenso unterstützen wir bei Bedarf beim Datenumzug und dem Einrichten einer Ablagestruktur – um was es gleichfalls geht: Wir sind Ihr Experte rund um Microsoft OneDrive!