Microsoft SharePoint
Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größenordnung verwendet – von kleineren über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen – und bietet eine Menge von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender und Aufgabenverwaltung. Was genau SharePoint ist und für wen sich die Option rentiert, nehmen wir im folgenden Blog-Artikel unter die Lupe. Das Programm SharePoint aus dem Hause Microsoft (https://www.microsoft.com/
So kann der SharePoint im Unternehmen eingesetzt werden
Microsoft SharePoint als webbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Formen verwendet werden. Es ermöglicht es, Unterlagen, Dokumente sowie Dateien zu erzeugen, zu bearbeiten und abzuspeichern. Die Software wurde eigentlich entwickelt, um Intranets zu erstellen, doch in der Zwischenzeit wird sie ebenfalls für Extranets und Intranet-Internetseiten verwendet. Darüber hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint auch an Online-Konferenzen beteiligt sein und Dokumente gemeinschaftlich editieren, was die Zusammenarbeit verbessert wie auch erleichtert. Mit der Suche lassen sich im SharePoint schnell sowie einfach wesentliche Informationen finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Dokument oder aber einen Internetseiten-Link dreht. SharePoint kann außerdem für eine Menge von weiteren Zwecken verwendet werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder einem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung und Projektplanung. Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den letzten Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Anlegen von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Kurzum: SharePoint ist eine starke Plattform, welche Firmen dabei supportet, Inhalte und Dokumente effektiv zu bearbeiten wie auch zu teilen.
- Geschäftsprozesse automatisieren
- Daten sichern, teilen sowie in Kooperation bearbeiten
- Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
- Informationen in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
- Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
Warum sollte ich SharePoint nutzen?
Wie wir jetzt verstehen, ermöglicht SharePoint es den Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu arrangieren und zu teilen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Projektteams Informationen tauschen und an Projekten arbeiten können. Nutzt man SharePoint als Intranet, optimiert dies die Kommunikation und bietet zusätzlich die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens schnell, effektiv sowie langfristig weiterzugeben.
Damit bringt der SharePoint etliche Vorteile für Firmen, zum Beispiel:
- Optimierte Teamarbeit und Kommunikation
- Höhere Produktivität
- Hochflexible und anpassbare Lösung
- Optimierte Dokumentenverwaltung
- Erhöhte Sicherheit wie auch Kontrolle
Wie sieht ein effektives IT-Audit aus?
Ein gründliches und effektives IT-Audit deckt mehrere zentrale Aspekte der IT-Infrastruktur und -Prozesse eines Unternehmens ab:
- Bewertung der physischen und logischen Sicherheitskontrollen: Hierbei werden sowohl physische Maßnahmen (z. B. Sicherheitskameras oder Zugangskarten) als auch softwarebasierte Kontrollen zum Schutz von Daten und Systemen überprüft.
- Überprüfung der Zugriffsrechte und -protokolle: Wer hat Zugriff auf welche Daten und warum? Das Audit sollte sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff haben und dass alle Zugriffe ordnungsgemäß protokolliert werden.
- Bewertung der Datensicherungs- und Wiederherstellungsverfahren: Datenverlust kann katastrophale Folgen haben. Ein effektives Audit überprüft die Backup-Strategien Ihres Unternehmens und die Verfahren zur Datenwiederherstellung im Falle eines Datenverlusts oder Systemausfalls.
- Prüfung der Netzwerksicherheit und der Firewall-Konfiguration: Das Netzwerk ist oft die erste Verteidigungslinie gegen externe Bedrohungen. Das Audit sollte sicherstellen, dass Firewalls und andere Netzwerksicherheitsmaßnahmen richtig konfiguriert und auf dem neuesten Stand sind.
Wie oft sollten IT-Audits durchgeführt werden?
Die Häufigkeit von IT-Audits hängt von mehreren Faktoren ab, darunter Branchenstandards, Geschäftsanforderungen und spezifische Risikofaktoren. Einige Branchen, insbesondere solche, die mit sensiblen Daten arbeiten (z. B. Finanz- oder Gesundheitswesen), benötigen möglicherweise häufigere Audits, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Auch sollten Unternehmen, die ihre IT-Systeme regelmäßig aktualisieren oder ändern, in Erwägung ziehen, ihre Audits häufiger durchzuführen. Auch die sich verändernde Landschaft der Cyber-Bedrohungen sollte berücksichtigt werden. Bei einem signifikanten Anstieg der Bedrohungen oder nach einem größeren Sicherheitsvorfall kann ein außerplanmäßiges Audit ratsam sein.
Ein wirksamer Sicherheitsplan berücksichtigt nicht nur aktuelle Bedrohungen, sondern auch zukünftige Risiken und die ständige Weiterentwicklung der IT-Landschaft. In diesem Zusammenhang bieten IT-Audits die Möglichkeit, die Wirksamkeit des Plans regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Während Audits Momentaufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern, ist ein kontinuierliches Monitoring entscheidend, um aktuelle und aufkommende Bedrohungen in Echtzeit zu identifizieren. Sobald eine Bedrohung erkannt wurde, sind Reaktionspläne unerlässlich, um schnell und effizient reagieren zu können. Wir bieten Ihnen ein proaktives Monitoring, das eingreift, bevor Probleme entstehen.
Jetzt handeln für die IT-Sicherheit Ihres Unternehmens!
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre IT-Infrastruktur sicher ist. Werden Sie proaktiv, identifizieren Sie mögliche Schwachstellen und ergreifen Sie Maßnahmen, bevor es zu spät ist. Unser erfahrenes JANSEN IT-Team unterstützt Sie gerne bei Ihrem nächsten IT-Audit und sorgt dafür, dass Ihre Systeme und Daten optimal geschützt sind. Kontaktieren Sie uns noch heute und nehmen Sie die Sicherheit Ihres Unternehmens ernst!
Datensicherheit muss sein:
Die Sicherheit Ihrer Daten ist von relevanter Bedeutsamkeit. Insbesondere, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Informationen wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint speichern, sind das Fundament Ihres Unternehmens, und wenn Sie sie verlieren, haben Sie eventuell keine Möglichkeit, sie wiederherzustellen – die Plattform sollte also unbedingt sicher sein! Es darf nicht das Mindeste verloren gehen und unbefugte Zugriffe sollten vermieden werden.
SharePoint bietet eine Menge von Sicherheitsfunktionen, die hierfür sorgen, dass Ihre Daten sicher sind – egal, ob Sie diese in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, raten wir die folgenden Maßnahmen:
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
- Administrator-Konten speziell schützen
- Berechtigungen aufmerksam vergeben
- Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
- Mitarbeiterschulung im Bereich Datenschutz
- Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
- Externe SharePoint-Benutzer am besten vermeiden und bei Nutzung überwachen
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen, kontaktieren Sie uns: Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung und der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie darüber hinaus, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder aber doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?